Điều khoản sử dụng Rifena

Rifena là nền tảng quản trị nhân sự do Công ty Cổ phần Dynamix (Dynamix JSC, “Rifena”, “chúng tôi”) phát triển và cung cấp. Tài liệu này quy định điều kiện sử dụng ứng dụng Rifena (web và di động) dành cho người dùng là nhân viên, cán bộ nhân sự và người quản lý được tổ chức của mình cấp tài khoản.

Khi bấm “Đồng ý và tiếp tục”, bạn xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với Điều khoản sử dụng này cùng Chính sách bảo mật của Rifena. Nếu không đồng ý, vui lòng không sử dụng Rifena và liên hệ quản trị viên của tổ chức bạn.

1. Định nghĩa

Tổ chức: doanh nghiệp, đơn vị đã ký hợp đồng dịch vụ (kể cả hợp đồng triển khai thử nghiệm) với Rifena và cấp tài khoản cho bạn.
Người dùng: cá nhân đăng nhập Rifena bằng tài khoản do tổ chức cấp.
Dữ liệu của tổ chức: toàn bộ dữ liệu do tổ chức hoặc người dùng của tổ chức nhập, tải lên, tạo lập hoặc phát sinh khi sử dụng Rifena, bao gồm hồ sơ nhân sự, chấm công, bảng lương, hợp đồng lao động, tài liệu và cấu hình nghiệp vụ.
Dữ liệu cá nhân và dữ liệu cá nhân nhạy cảm: được hiểu theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn.
Hợp đồng dịch vụ: hợp đồng giữa Rifena và tổ chức của bạn, gồm cả thoả thuận xử lý dữ liệu cá nhân và mức chất lượng dịch vụ kèm theo. Khi có mâu thuẫn, hợp đồng dịch vụ được ưu tiên áp dụng đối với tổ chức; Điều khoản này áp dụng cho việc sử dụng của từng người dùng.

2. Tài khoản và đăng nhập

Tài khoản do tổ chức của bạn tạo, phân quyền và thu hồi. Rifena không tự cấp tài khoản cho cá nhân ngoài tổ chức.
Bạn chỉ được sử dụng tài khoản của chính mình; không chia sẻ, cho mượn hoặc chuyển giao tài khoản. Mọi thao tác thực hiện bằng tài khoản của bạn được coi là do bạn thực hiện.
Bạn có trách nhiệm giữ bí mật mật khẩu và các yếu tố xác thực. Đổi mật khẩu sau khi đăng nhập lần đầu; chúng tôi khuyến nghị bật xác thực đa yếu tố (MFA) hoặc passkey. Tài khoản quản trị bắt buộc dùng xác thực đa yếu tố.
Khi phát hiện hoặc nghi ngờ tài khoản bị lộ, bị chiếm quyền, bạn phải thông báo cho quản trị viên của tổ chức và bộ phận hỗ trợ Rifena trong vòng 24 giờ.
Rifena có thể tạm khoá tài khoản khi phát hiện dấu hiệu truy cập trái phép, vi phạm Điều khoản hoặc theo yêu cầu của tổ chức, và sẽ thông báo cho tổ chức của bạn.

3. Quyền sử dụng và các hành vi bị cấm

Rifena cấp cho bạn quyền sử dụng có thời hạn, không độc quyền, không được chuyển giao, trong phạm vi quyền hạn mà tổ chức của bạn phân công và trong thời hạn hợp đồng dịch vụ còn hiệu lực.
Bạn không được:
- sao chép, dịch ngược, phân tích ngược hoặc tìm cách tiếp cận mã nguồn, cấu trúc nội bộ của Rifena;
- cho thuê lại, phân phối hoặc cho phép người ngoài tổ chức sử dụng Rifena;
- dùng Rifena, tài liệu hoặc thông tin thu được từ Rifena để xây dựng sản phẩm, dịch vụ cạnh tranh;
- dò quét lỗ hổng, kiểm thử xâm nhập, kiểm tra tải hoặc can thiệp vào hoạt động của hệ thống khi chưa có văn bản đồng ý của Rifena;
- truy cập, trích xuất dữ liệu vượt quá phạm vi quyền được cấp, kể cả dữ liệu của đồng nghiệp mà bạn không có thẩm quyền xem;
- đưa lên hệ thống dữ liệu trái pháp luật, mã độc, hoặc dữ liệu thuộc bí mật nhà nước.
Rifena AI (trợ lý trong ứng dụng) chỉ trả lời dựa trên dữ liệu bạn có quyền xem trong tổ chức của mình, không tự thực hiện thay đổi nào khi chưa có xác nhận của bạn, và xử lý nội dung lượt hỏi theo Chính sách bảo mật (mục 3 và 4). Câu trả lời của trợ lý mang tính hỗ trợ; quyết định nghiệp vụ, kết quả tính lương và tuân thủ pháp luật vẫn thuộc trách nhiệm của tổ chức và người có thẩm quyền. Không đưa vào trợ lý dữ liệu ngoài phạm vi công việc của bạn.

4. Dữ liệu của tổ chức

Dữ liệu của tổ chức thuộc quyền của tổ chức. Việc Rifena lưu trữ, truyền đưa và xử lý dữ liệu không làm phát sinh quyền sở hữu hay quyền khai thác nào cho Rifena.
Rifena chỉ xử lý dữ liệu trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ và theo chỉ dẫn hợp pháp của tổ chức. Rifena không dùng dữ liệu của tổ chức để huấn luyện mô hình trí tuệ nhân tạo, tạo dữ liệu phái sinh phục vụ thương mại, tiếp thị hay cung cấp cho bên thứ ba, trừ khi có văn bản đồng ý riêng của tổ chức.
Đối với dữ liệu cá nhân của người lao động, tổ chức là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và Rifena là Bên Xử lý dữ liệu cá nhân. Bạn thực hiện các quyền của chủ thể dữ liệu (truy cập, chỉnh sửa, xoá, rút đồng ý…) thông qua tổ chức của mình; Rifena hỗ trợ tổ chức đáp ứng yêu cầu trong thời hạn luật định.
Bạn có trách nhiệm bảo đảm dữ liệu mình nhập vào Rifena là chính xác, hợp pháp và thuộc phạm vi công việc được giao.

5. Sở hữu trí tuệ

Rifena, mã nguồn, giao diện, tài liệu, nhãn hiệu và mọi quyền sở hữu trí tuệ liên quan thuộc về Dynamix JSC hoặc bên cấp quyền hợp pháp cho Dynamix JSC. Điều khoản này không chuyển giao bất kỳ quyền sở hữu trí tuệ nào cho bạn hoặc tổ chức.
Cấu hình nghiệp vụ, biểu mẫu, công thức tính lương và quy trình do tổ chức xây dựng thuộc về tổ chức.
Ý kiến góp ý, đề xuất cải tiến sản phẩm mà bạn gửi cho Rifena có thể được Rifena sử dụng để cải thiện dịch vụ mà không kèm nghĩa vụ thanh toán, với điều kiện không tiết lộ dữ liệu của tổ chức.

6. Bảo mật và sự cố

Rifena áp dụng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp: mã hoá dữ liệu trên đường truyền, mã hoá khi lưu trữ đối với dữ liệu nhạy cảm và thông tin xác thực, phân quyền theo vai trò trên nguyên tắc quyền tối thiểu, ghi nhật ký truy cập và thao tác, sao lưu định kỳ và tách biệt môi trường. Chi tiết tại Chính sách bảo mật.
Khi xảy ra sự cố dữ liệu ảnh hưởng đến tổ chức của bạn, Rifena thông báo cho tổ chức không muộn hơn 24 giờ kể từ khi phát hiện và phối hợp khắc phục theo hợp đồng dịch vụ.
Nếu bạn phát hiện điểm yếu, lỗ hổng bảo mật, vui lòng báo riêng cho Rifena qua kênh hỗ trợ; không công bố công khai trước khi Rifena khắc phục.

7. Tính sẵn sàng của dịch vụ

Rifena nỗ lực duy trì dịch vụ hoạt động liên tục theo mức chất lượng dịch vụ đã cam kết với tổ chức của bạn.
Việc bảo trì theo kế hoạch được thông báo trước ít nhất 48 giờ và thực hiện ngoài giờ làm việc, trừ trường hợp khẩn cấp về an ninh mạng.
Rifena có thể bổ sung, thay đổi hoặc ngừng một tính năng; những thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến cách bạn làm việc sẽ được thông báo trong ứng dụng hoặc qua tổ chức của bạn.

8. Trách nhiệm và giới hạn trách nhiệm

Rifena cung cấp công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự, chấm công và tính lương. Tổ chức và người có thẩm quyền của tổ chức chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đúng đắn của dữ liệu đầu vào, cấu hình, kết quả tính toán và việc tuân thủ pháp luật lao động, thuế và bảo hiểm.
Trong phạm vi pháp luật cho phép, Rifena không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại gián tiếp, lợi nhuận bị mất hoặc thiệt hại phát sinh từ việc sử dụng trái với Điều khoản này. Giới hạn này không áp dụng đối với vi phạm nghĩa vụ bảo mật, bảo vệ dữ liệu cá nhân, hành vi cố ý hoặc các trường hợp pháp luật không cho phép giới hạn trách nhiệm.
Mức trách nhiệm cụ thể giữa Rifena và tổ chức của bạn được quy định trong hợp đồng dịch vụ.

9. Tạm ngừng, chấm dứt

Tổ chức của bạn có thể thu hồi tài khoản bất kỳ lúc nào. Khi tài khoản bị thu hồi, bạn không còn quyền truy cập Rifena; dữ liệu cá nhân của bạn tiếp tục được tổ chức quản lý theo hợp đồng dịch vụ và Chính sách bảo mật.
Khi hợp đồng dịch vụ chấm dứt, tổ chức tự xuất dữ liệu của mình từ ứng dụng trước ngày chấm dứt; Rifena xoá dữ liệu trong 30 ngày kể từ ngày chấm dứt, trừ phần pháp luật yêu cầu tiếp tục lưu giữ.
Rifena có thể tạm ngừng quyền truy cập của người dùng cụ thể khi phát hiện hành vi vi phạm Điều 3 hoặc gây mất an toàn hệ thống, đồng thời thông báo cho tổ chức.

10. Thay đổi Điều khoản

Rifena có thể cập nhật Điều khoản này khi pháp luật, dịch vụ hoặc thực tiễn bảo mật thay đổi. Phiên bản mới được công bố trong ứng dụng kèm ngày hiệu lực.

11. Luật áp dụng và giải quyết tranh chấp

Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Việt Nam. Tranh chấp phát sinh giữa Rifena và tổ chức của bạn được giải quyết theo hợp đồng dịch vụ; tranh chấp liên quan đến người dùng cá nhân được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hoà giải; nếu không thành, được đưa ra Toà án nhân dân có thẩm quyền theo pháp luật tố tụng dân sự.

12. Liên hệ

Bộ phận hỗ trợ Rifena: support@rifena.com
Bộ phận kinh doanh và triển khai: sales@rifena.com
Đầu mối bảo vệ dữ liệu cá nhân: privacy@rifena.com
Công ty Cổ phần Dynamix (Dynamix JSC)
Địa chỉ trụ sở: [địa chỉ trụ sở đăng ký]
Mã số doanh nghiệp: [mã số doanh nghiệp]
Điện thoại: [số điện thoại]
Website: rifena.com